Niniejsza Polityka Prywatności została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Dotyczy ona korzystania z serwisu prowadzonego przez Lexspace Oswald Rostocki (dalej: „Serwis”), w tym w szczególności z usług oferowanych w ramach Pomocy Prawnej Online oraz innych form wsparcia prawnego udostępnianych na stronie. Polityka określa zasady gromadzenia i przetwarzania danych osób odwiedzających Serwis, w szczególności korzystających z formularzy, ofert pomocy oraz innych dostępnych funkcjonalności.

1. Informacje ogólne

1. Administratorem danych osobowych jest Lexspace Oswald Rostocki, NIP: 9452113629, z adresem do doręczeń: ul. Skwerowa 10, 30-317 Kraków.
2. Kontakt z Administratorem możliwy jest poprzez Formularz RODO dostępny na stronie: https://lexspace.pl/rodo/
3. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD) i nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. Wszelkie pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności oraz przetwarzania danych można jednak kierować na powyższe dane kontaktowe.

2. Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następującym zakresie:

1. Dane podawane dobrowolnie przez użytkowników – np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości. Dane te mogą być przekazywane w formularzu, przy rejestracji w Serwisie czy przy korzystaniu z usług pomocy prawnej online.
2. Dane dodatkowe – w zależności od rodzaju świadczonej usługi (np. przy przygotowywaniu dokumentów, prowadzeniu konsultacji), mogą być niezbędne dodatkowe informacje (np. adres do doręczeń).
3. Dane innych osób – jeśli Użytkownik przekazuje Administratorowi dane osób trzecich (np. w celu dostarczenia im dokumentów), powinien to robić wyłącznie za ich wiedzą i zgodą.
4. Dane związane z korzystaniem z usług w ramach wirtualnego biura, przestrzeni coworkingowej lub innych ofert – Administrator może przetwarzać dane niezbędne do zawarcia umowy i realizacji usług (np. dane identyfikacyjne do fakturowania).
5. Dane techniczne – takie jak adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory urządzeń oraz inne informacje związane z aktywnością w Serwisie (np. data i godzina wizyty). Dane te mogą być zbierane automatycznie przez pliki cookies lub inne podobne technologie.

3. Cele przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Świadczenie usług pomocy prawnej online i innych usług oferowanych przez Lexspace (np. przygotowanie dokumentów, konsultacje).
2. Kontakt z użytkownikiem – w szczególności w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane poprzez formularz lub wiadomość e-mail.
3. Realizacja usług wirtualnego biura i innych usług dostępnych w Serwisie – w tym przyjmowanie zamówień, wystawianie faktur, prowadzenie korespondencji.
4. Realizacja zamówionych publikacji, dokumentów czy innych materiałów prawnych – np. wysłanie gotowego wzoru pisma lub przesłanie informacji prawnych.
5. Działania marketingowe oraz statystyczne – np. wysyłka newslettera, analiza ruchu na stronie, badanie satysfakcji użytkowników (wyłącznie za zgodą użytkownika, jeśli jest wymagana).
6. Profilowanie w celach marketingowych i statystycznych – Administrator może przetwarzać dane automatycznie (w tym w formie profilowania), co pomaga w dopasowaniu treści do potrzeb i zainteresowań użytkownika. Nie prowadzi to jednak do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika.
7. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu – wykrywanie nadużyć i zapobieganie nieuprawnionym działaniom.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Administrator opiera przetwarzanie danych na następujących podstawach prawnych (art. 6 RODO):

1. art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda osoby, której dane dotyczą, np. na cele marketingowe (newsletter), wysyłkę informacji handlowych lub na przetwarzanie danych w formularzu (o ile zgoda jest wymagana).
2. art. 6 ust. 1 lit. b – niezbędność do wykonania umowy (lub podjęcia działań przed jej zawarciem), np. w przypadku świadczenia pomocy prawnej online, usług wirtualnego biura, opracowywania zamówionych dokumentów.
3. art. 6 ust. 1 lit. c – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. wynikającego z przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych regulacji prawnych.
4. art. 6 ust. 1 lit. f – uzasadniony interes Administratora, np. w zakresie dochodzenia roszczeń, analizy statystyk ruchu w Serwisie, utrzymywania bezpieczeństwa oraz prowadzenia marketingu bezpośredniego (o ile nie wymaga on odrębnej zgody).

5. Pliki cookies i narzędzia analityczne

1. W Serwisie wykorzystywane są pliki cookies w celu:
   • zapewnienia prawidłowego funkcjonowania stron i usług (cookies niezbędne),
   • ułatwienia korzystania z Serwisu (cookies funkcjonalne),
   • analizy statystycznej ruchu i zachowań użytkowników (cookies analityczne).
2. Serwis korzysta z narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics, które mogą zbierać dane o ruchu użytkowników na stronie (np. liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie). Użytkownik może wyrazić zgodę na stosowanie plików cookies analitycznych poprzez odpowiednie ustawienia przeglądarki lub dedykowane narzędzia do zarządzania zgodami.
3. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce (w tym całkowicie je zablokować). Należy jednak pamiętać, że może to wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

1. Do czasu wycofania zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).
2. Niezbędny do realizacji umowy, a następnie do chwili przedawnienia ewentualnych roszczeń.
3. Wymagany przepisami prawa (np. przechowywanie dokumentacji księgowej).
4. W przypadku danych przetwarzanych na cele marketingowe – do momentu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż 2 lata od ostatniej aktywności użytkownika (chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania).

Po upływie powyższych okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
2. Prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych (art. 16 RODO).
3. Prawo usunięcia danych (prawo do „bycia zapomnianym”), o ile brak jest podstaw do dalszego przetwarzania (art. 17 RODO).
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO).
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w ramach uzasadnionego interesu Administratora (art. 21 RODO).
7. Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
8. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO), jeśli Użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z Administratorem za pomocą dedykowanego Formularza RODO: https://lexspace.pl/rodo/

Czas odpowiedzi na zgłoszenie zazwyczaj nie przekracza 3 dni, jednak w szczególnie skomplikowanych przypadkach może zostać wydłużony do 9 dni.

8. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przetwarzanych danych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. W szczególności:

• zabezpieczenia fizyczne pomieszczeń i urządzeń,
• zabezpieczenia sieciowe (firewalle, szyfrowanie transmisji),
• wewnętrzne procedury nadawania uprawnień personelowi oraz prowadzenie szkoleń,
• mechanizmy pseudonimizacji i szyfrowania danych.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, zobowiązane do zachowania poufności i przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych.

9. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka ma charakter informacyjny i może ulegać zmianom w celu dostosowania do aktualnie świadczonych usług oraz obowiązujących przepisów.
2. W przypadku istotnych zmian w Polityce Prywatności (np. zmiana zakresu przetwarzanych danych) Użytkownicy zostaną o tym poinformowani poprzez wysłanie powiadomienia e-mail (o ile adres e-mail jest udostępniony) lub komunikat na stronie głównej Serwisu.
3. Zmiany obowiązują od momentu ich opublikowania w Serwisie, o ile w treści nowej wersji Polityki nie zaznaczono inaczej.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z niniejszą Polityką Prywatności, zapraszamy do kontaktu poprzez adres email [email protected]