Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9.1.2020 r. stanął na stanowisku, zgodnie z którym brak zwrotnego
potwierdzenia odbioru przesyłki skierowanej do doręczenia listem poleconym nie dyskwalifikuje doręczenia.
Brak tego potwierdzenia (ZPO) może jednak powodować trudności dowodowe w zakresie ustalenia podpisu
adresata przesyłki i daty jej doręczenia (wyrok NSA z 9.1.2020 r. I OSK 3363/18).
Przedmiotem rozważań NSA na gruncie rozpatrywanej sprawy jest prawidłowość doręczenia Skarżącemu decyzji
administracyjnej o odmowie udzielenia dostępu do informacji publicznej w sytuacji braku dysponowania przez organ
zwrotnym potwierdzeniem odbioru ww. rozstrzygnięcia i ustalenia daty odbioru przez Skarżącego przedmiotowej
decyzji na podstawie usługi śledzenia przesyłek Poczty Polskiej.
Z uzasadnienia wyroku WSA w Krakowie
Sąd pierwszej instancji stwierdził, że wniesienie odwołania aktualizuje ciążący na organie odwoławczym obowiązek
ustalenia, czy zostało ono wniesione z zachowaniem ustawowego terminu. To zaś wymaga uprzedniego ustalenia,
że zaskarżona decyzja została doręczona stronie w terminie, od którego należy liczyć spełnienie warunku
zachowania terminu. WSA w Krakowie wskazał, że w niniejszej sprawie brak jest wymaganego prawem zwrotnego
potwierdzenia przez Skarżącego doręczenia mu decyzji, a fakt ten uniemożliwia ustalenie faktycznej daty jej
doręczenia (a tym samym ustalenie, czy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy został złożony w ustawowym
terminie). W ocenie Sądu wydruk ze strony Poczty Polskiej nie stanowi potwierdzenia doręczenia Skarżącemu
decyzji w rozumieniu art. 39 i art. 46 § 1 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz.U.
z 2020 r. poz. 256, dalej: KPA). Adnotacja Poczty Polskiej poczyniona w systemie elektronicznym stwarza jedynie
domniemanie doręczenia decyzji i nie zstępuje potwierdzenia, o jakim mowa w ww. regulacjach. Pocztowy dowód
doręczenia adresatowi przesyłki jest dokumentem urzędowym, potwierdzającym fakt i datę doręczenia zgodnie
z danymi umieszczonymi na tym dokumencie. Tylko taki dokument korzysta z domniemania prawdziwości.
Zdaniem Sądu pierwszej instancji w niniejszej sprawie nie zostało udowodnione, czy i w jakiej dacie Skarżący
odebrał decyzję, co oznacza że nie doszło do formalnego, zgodnego z prawem jej doręczenia.
Skarga kasacyjna organu
Skargę kasacyjną do NSA złożył organ i wniósł o zmianę zaskarżonego wyroku i oddalenie skargi Skarżącego,
ewentualnie o uchylenie wyroku i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Sądowi pierwszej instancji.
Zaskarżonemu wyrokowi zarzucił rażące naruszenie przepisów postępowania mające istotny wpływ na wynik sprawy,
tj. art. 39 KPA oraz art. 46 § 1 KPA, przez ich błędne zastosowanie i przyjęcie, że organ wysłał do Skarżącego
decyzję z naruszeniem ww. przepisów, mimo, że organ doręczył decyzję listem poleconym za pośrednictwem Poczty
Polskiej. W uzasadnieniu organ wyjaśnił, że załączył wydruk z systemu śledzenia przesyłek Poczty Polskiej, w którym
wskazano datę doręczenia przesyłki - 12.12.2017 r. W tej sytuacji - zdaniem organu - należy stwierdzić, że dysponuje
on potwierdzeniem doręczenia przesyłki w określonej dacie, pismo - decyzja zostało doręczone za pokwitowaniem
przez operatora pocztowego - Polskę Polską, a odbierający pismo - decyzję potwierdził jej doręczenie swoim
podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Wszelkie wymogi określone w art. 39 KPA i art. 46 § 1 KPA zostały więc
przez organ spełnione.
Prawidłowe doręczenie w postępowaniu administracyjnym
NSA w pierwszej kolejności odniósł się do treści przepisów proceduralnych mających podstawowe znaczenia dla
rozstrzygnięcia rozpatrywanej sprawy i podkreślił, że zgodnie z art. 39 KPA organ administracji publicznej doręcza
pisma za pokwitowaniem przez:
• operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (t.j.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1041, dalej:
PrPoczt),
• swoich pracowników lub
• inne upoważnione osoby lub organy.
W myśl art. 46 § 1 KPA odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty
doręczenia.





Następnie NSA wskazał na cel powyższych przepisów i zauważył, iż instytucja doręczeń zapewnia prawidłowy
przebieg postępowania administracyjnego, jak również faktyczną możliwość realizacji podstawowych uprawnień
procesowych uczestników tego postępowania, wreszcie stanowi istotną gwarancję dla sfery praw i interesów osób
biorących udział w tym postępowaniu. Od prawidłowości doręczenia niejednokrotnie uzależniona jest prawidłowość
całego postępowania administracyjnego, a w rezultacie prawidłowość wydanego rozstrzygnięcia. Istotnym
elementem instytucji doręczenia jest wymóg dokonywania poręczeń pism za pokwitowaniem.
Jak wynika z art. 3 pkt 22 i 23 PrPoczt przesyłka polecona - to przesyłka listowa będąca przesyłką rejestrowaną (czyli
taką, która została przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru), przemieszczana
i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem. Dodatkowym
elementem (usługą) takiej przesyłki może być zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki. Niezależnie jednak od tego
czy wysłanie przesyłki następuje listem poleconym, czy też listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
w każdym przypadku odbiorca (adresat) takiej przesyłki rejestrowanej kwituje jej odbiór. Zgodnie z dotychczasowym
stanowiskiem NSA skierowanie przesyłki do doręczenia listem poleconym bez zwrotnego potwierdzenia
odbioru nie dyskwalifikuje tego doręczenia, a jedynie ewentualnie może rodzić trudności dowodowe co do
podpisu i daty (wyrok NSA z 27.9.2019 r., I OSK 2173/17, 
).
Zwrotne potwierdzenie odbioru dowodem doręczenia przesyłki
Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy, NSA wskazał, że właśnie taka sytuacja wystąpiła w niniejszym
stanie faktycznym. Organ nie dokonał doręczenia decyzji za zwrotnym poświadczeniem odbioru, zaś datę jej
doręczenia ustalił w oparciu o informację Poczty Polskiej zawartą na stronie internetowej elektronicznego śledzenia
przesyłek. Z dokumentów znajdujących się w aktach sprawy wynika, że odbiór przesyłki nastąpił przez Skarżącego
12.12.2017 r. Z książki nadawczej organu i z załącznika do niej wskazującego na treść wysłanej korespondencji
wynika, że za tym samym numerem rejestrowym miałyby być przesłane dwa dokumenty – pismo dotyczące wniosku
o udostępnienie informacji publicznej i decyzja. Pismo Poczty Polskiej z 8.10.2018 r., dowód z którego NSA
przeprowadził w uwzględnieniu wniosku organu z 15.10.2018 r., nie zawiera informacji o zawartości przesyłki. Nie
jest więc pewnym, czy w przesyłce znajdowała się decyzja organu. W sytuacji zatem, gdy Skarżący kwestionuje
odbiór decyzji w dacie przyjętej przez organ, a organ w istocie nie dysponuje dowodem potwierdzającym
doręczenie tej decyzji, to stanowisko Sądu pierwszej instancji, iż nie doszło do formalnego, zgodnego
z prawem doręczenia przesyłki, należy uznać za prawidłowe. Uwzględniając powyższe, zarzut naruszenia art. 39
KPA i art. 46 § 1 KPA należy uznać za pozbawiony uzasadnionych podstaw.
Mając powyższe na uwadze NSA, na zasadzie art. 184 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami
administracyjnymi (t.j.: Dz.U. z 2019 r. poz. 2325), orzekł jak w sentencji wyroku (oddalił skargę kasacyjną).

Komentarz
Analizowany wyrok NSA dotyczy zasad doręczania pism w toku postępowania administracyjnego, które określa art.
39 KPA. W świetle tej regulacji niezbędnym jest dysponowanie przez organ administracji publicznej - nadawcę pisma
pokwitowaniem jego doręczenia zawierającym własnoręczny podpis adresata i datę doręczenia. Takie pokwitowanie
jest podstawą domniemania doręczenia pisma określonemu adresatowi we wskazanym w nim terminie, co
w praktyce oznacza, że potwierdza zarówno sam fakt doręczenia korespondencji, jak i jego datę. Brak zwrotnego
potwierdzenia odbioru nie jest jednak przesłanką niweczącą prawidłowość czy skuteczność doręczenia, a jedynie -
jak wskazał NSA - może powodować trudności dowodowe. Niemniej jednak organ, pomimo braku w aktach sprawy
dowodu potwierdzenia odbioru pisma, może dowodzić, że pismo zostało doręczone, a w tym celu może m.in. zwrócić
się do operatora pocztowego o udzielenie stosownych informacji w zakresie daty doręczenia przesyłki i osoby
odbiorcy.
Dodatkowo można zwrócić uwagę na fakt, że zasady związane z doręczaniem pism w postępowaniu
administracyjnym w sposób tradycyjny, tj. w postaci papierowej, o którym mowa w art. 39 KPA, na skutek wejścia
w życie z dniem 18.4.2020 r. ustawy z 16.4.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku
z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-COV-2 (t.j.: Dz.U. z 2020 r. poz. 695), znajdą zastosowanie także do
doręczania wydruku pisma wydanego w formie dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art. 391 § 1 i 1a KPA.
Wprowadzenie ww. regulacji ma celu zapewnienie organowi administracji publicznej możliwości załatwienia
wszystkich spraw w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego.

wyrok NSA z 9.1.2020 r. I OSK 3363/18