Data doręczenia elektronicznego zastępczego
Kategoria: Prawo administracyjne
Tematyka: data doręczenia elektronicznego zastępczego, art. 394 KPA, doręczenia elektroniczne, rejestrowane doręczenie elektroniczne, komunikacja z organami administracji publicznej
Od 5.7.2022 r. art. 394 KPA reguluje datę doręczenia korespondencji elektronicznej w trybie zastępczym, wprowadzając generalną zasadę równoważności pism elektronicznych i papierowych oraz ustandaryzowane dowody doręczenia. Zmiany mają na celu usprawnienie komunikacji z organami administracji publicznej poprzez usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dotychczasowe warunki doręczenia ulegną znacznemu uproszczeniu, a doręczenie elektroniczne będzie priorytetem przed doręczeniem papierowym.
Dopiero 5.7.2022 r. wejdzie w życie art. 394 KPA, który reguluje zasady ustalania daty doręczenia korespondencji elektronicznej w trybie zastępczym. Zgodnie z tym przepisem za datę doręczenia elektronicznego zastępczego przyjmuje się dzień następujący po upływie 14 dni od dnia, w którym korespondencja została przekazana na adres do doręczeń elektronicznych. Art. 394 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735, dalej: KPA) został dodany ustawą z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej: DorElektrU), która wchodzi w życie 1.7.2021 r. Natomiast ustawą z 15.6.2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2021 r.poz. 1135) przesunięto termin wejścia w życie ww. zmian na 5.7.2022 r. Jak czytamy w uzasadnieniu do ww. ustawy, zmiany w KPA polegają na wprowadzeniu generalnej zasady równoważności pism służących załatwianiu spraw sporządzonych i utrwalonych w postaci elektronicznej i na papierze, a także na ujednoliceniu zasad komunikacji z organami administracji publicznej, z wykorzystaniem spełniającej standard usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Dotychczasowe warunki doręczenia zastępczego Dotychczas obowiązujące zasady wnoszenia i doręczenia pism ulegną znaczącemu uproszczeniu. Obecnie organ doręczający może mieć pewność, że doręczenie realizowane jest na właściwy adres, tylko w przypadku, gdy adresatem doręczenia jest podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą. W przypadku podmiotów niepublicznych organ musi wysłać do adresata zawiadomienie o możliwości odebrania pisma w systemie tego organu wraz z pouczeniem, gdzie i w jaki sposób ów adresat może się z pismem zapoznać. Ponadto organ jest zmuszony do ustalenia – na podstawie akt sprawy – czy określony adresat spełnił jeden z zawartych w art. 391 § 2 KPA warunków doręczenia elektronicznego, tj.: • złożył podanie drogą elektroniczną, • wystąpił do organu o takie doręczenie albo • wyraził na nie zgodę. Zmiana zasad dokonywania doręczeń w postępowaniu administracyjnym Sytuacja ulegnie zasadniczej zmianie po wejściu w życie DorElektrU, gdy powstanie baza adresów elektronicznych i pojawi się po stronie nadawcy pewność, że doręczenie będzie skuteczne, a ponadto uzyska on ustandaryzowane dowody doręczenia bez względu na to, czy adresatem będzie podmiot publiczny posiadający skrzynkę doręczeń, czy podmiot niepubliczny posiadający adres do doręczeń elektronicznych. Jako zasadę, ustaloną w ramach zmienionego art. 39 KPA, przyjęto, że organ doręcza pisma w postaci elektronicznej na adres do doręczeń elektronicznych. W praktyce oznacza to, że doręczenie elektroniczne jest priorytetem przed doręczeniem papierowym. Zastępcze doręczenie elektroniczne i jego data Zgodnie z art. 394 KPA, w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1 KPA (doręczenie drogą elektroniczną), do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 DorElektrU. Z kolei stosownie do art. 42 ust. 1 DorElektrU, w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili: 1. odebrania korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1 DorElektrU (dowód otrzymania jest wystawiany po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego); 2. wpłynięcia korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2 DorElektrU (dowód otrzymania jest wystawiany po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego). Natomiast zgodnie z art. 42 ust. 2 DorElektrU, w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 3 DorElektrU (dowód otrzymania jest wystawiany po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu), korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego. Ustawodawca w art. 42 DorElektrU zdecydował się na zdefiniowanie pojęć „odebranie dokumentu elektronicznego” i „wpłynięcie dokumentu elektronicznego”. Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się - zgodnie z art. 42 ust. 2 DorElektrU - każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Zaś, przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się - stosownie do art. 42 ust. 3 DorElektrU - zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu. Jak czytamy w uzasadnieniu do DorElektrU, zaistnienie fikcji doręczenia będzie opierało się o tzw. dowód wysłania. Zgodnie z ogólnymi zasadami doręczenie uznaje się za skuteczne w dniu wystawienia dowodu otrzymania, o niego będzie również opierać się zaistnienie fikcji doręczenia – wówczas wystawienie dowodu otrzymania będzie zrealizowane po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia dokumentu elektronicznego przesłanego przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (oczywiście w przypadku braku wcześniejszego odebrania dokumentu przez adresata). Tym samym datą doręczenia elektronicznego zastępczego z art. 39 § 1 KPA jest dzień następujący po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, tj. dzień następujący po upływie 14 dni od dnia, w którym to korespondencja została przekazana na adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli natomiast chodzi o wskazanie daty doręczenia właściwego z art. 39 § 1 KPA, to - zgodnie z zasadami wskazanymi w przywołanych powyżej przepisach, tj. 394 KPA w zw. z art. 42 ust. 1 pkt 1 DorElektrU i w zw. z art. 41 ust. 1 pkt 1 DorElektrU - jest nią dzień odebrania korespondencji (przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych) przez adresata. Jak wskazuje się w ustawie, jest to dzień, w którym adresat pisma podjął działanie powodujące to, że dysponuje dokumentem (który wpłynął na ww. adres) i może zapoznać się z jego treścią. Art. 394 KPA nie będzie miał zastosowania do przypadku doręczenia właściwego, tj. do rąk własnych adresata w siedzibie organu administracji publicznej. W takiej sytuacji zasady ustalania daty doręczenia pisma są inne, a datą doręczenia jest po prostu dzień odbioru pisma przez adresata w siedzibie organu administracji publicznej, innymi słowy - dzień, w którym pismo zostanie fizycznie przekazane, wręczone adresatowi do rąk własnych w siedzibie organu administracji publicznej. Etap legislacyjny Art. 394 KPA wejdzie w życie dopiero 5.7.2022 r., nie zaś jak pierwotnie zakładano - 1.7.2021 r.
Art. 394 KPA wchodzi w życie 5.7.2022 r., przynosząc istotne zmiany w sposobie doręczania korespondencji elektronicznej. Zasady ustalania daty doręczenia elektronicznego zastępczego opierają się na 14-dniowym terminie od dnia wpłynięcia korespondencji. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie efektywności komunikacji z organami administracji publicznej oraz ułatwienie procesu doręczeń.