Dopiero 5.7.2022 r. wejdzie w życie art. 394 KPA, który reguluje zasady ustalania daty doręczenia
korespondencji elektronicznej w trybie zastępczym. Zgodnie z tym przepisem za datę doręczenia
elektronicznego zastępczego przyjmuje się dzień następujący po upływie 14 dni od dnia, w którym
korespondencja została przekazana na adres do doręczeń elektronicznych.
Art. 394 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735, dalej: KPA)
został dodany ustawą z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej: DorElektrU),
która wchodzi w życie 1.7.2021 r. Natomiast ustawą z 15.6.2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych
(Dz.U. z 2021 r.poz. 1135) przesunięto termin wejścia w życie ww. zmian na 5.7.2022 r.
Jak czytamy w uzasadnieniu do ww. ustawy, zmiany w KPA polegają na wprowadzeniu generalnej zasady
równoważności pism służących załatwianiu spraw sporządzonych i utrwalonych w postaci elektronicznej i na
papierze, a także na ujednoliceniu zasad komunikacji z organami administracji publicznej, z wykorzystaniem
spełniającej standard usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej.
Dotychczasowe warunki doręczenia zastępczego
Dotychczas obowiązujące zasady wnoszenia i doręczenia pism ulegną znaczącemu uproszczeniu. Obecnie organ
doręczający może mieć pewność, że doręczenie realizowane jest na właściwy adres, tylko w przypadku, gdy
adresatem doręczenia jest podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą. W przypadku
podmiotów niepublicznych organ musi wysłać do adresata zawiadomienie o możliwości odebrania pisma w systemie
tego organu wraz z pouczeniem, gdzie i w jaki sposób ów adresat może się z pismem zapoznać. Ponadto organ jest
zmuszony do ustalenia – na podstawie akt sprawy – czy określony adresat spełnił jeden z zawartych w art. 391 § 2
KPA warunków doręczenia elektronicznego, tj.:
• złożył podanie drogą elektroniczną,
• wystąpił do organu o takie doręczenie albo
• wyraził na nie zgodę.
Zmiana zasad dokonywania doręczeń w postępowaniu administracyjnym
Sytuacja ulegnie zasadniczej zmianie po wejściu w życie DorElektrU, gdy powstanie baza adresów elektronicznych
i pojawi się po stronie nadawcy pewność, że doręczenie będzie skuteczne, a ponadto uzyska on ustandaryzowane
dowody doręczenia bez względu na to, czy adresatem będzie podmiot publiczny posiadający skrzynkę doręczeń, czy
podmiot niepubliczny posiadający adres do doręczeń elektronicznych.
Jako zasadę, ustaloną w ramach zmienionego art. 39 KPA, przyjęto, że organ doręcza pisma w postaci
elektronicznej na adres do doręczeń elektronicznych. W praktyce oznacza to, że doręczenie elektroniczne jest
priorytetem przed doręczeniem papierowym.
Zastępcze doręczenie elektroniczne i jego data
Zgodnie z art. 394 KPA, w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1 KPA (doręczenie drogą
elektroniczną), do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 DorElektrU. Z kolei stosownie
do art. 42 ust. 1 DorElektrU, w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi
rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania
chwili:
1.   odebrania korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1 DorElektrU (dowód otrzymania
     jest wystawiany po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu
     niepublicznego);
2.   wpłynięcia korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2 DorElektrU (dowód otrzymania
     jest wystawiany po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego).
Natomiast zgodnie z art. 42 ust. 2 DorElektrU, w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 3 DorElektrU (dowód
otrzymania jest wystawiany po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny
na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego
terminu), korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego




w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu
niepublicznego.
Ustawodawca w art. 42 DorElektrU zdecydował się na zdefiniowanie pojęć „odebranie dokumentu elektronicznego”
i „wpłynięcie dokumentu elektronicznego”. Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się - zgodnie z art.
42 ust. 2 DorElektrU - każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że
adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu.
Zaś, przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się - stosownie do
art. 42 ust. 3 DorElektrU - zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego
dokumentu.
Jak czytamy w uzasadnieniu do DorElektrU, zaistnienie fikcji doręczenia będzie opierało się o tzw. dowód wysłania.
Zgodnie z ogólnymi zasadami doręczenie uznaje się za skuteczne w dniu wystawienia dowodu otrzymania, o niego
będzie również opierać się zaistnienie fikcji doręczenia – wówczas wystawienie dowodu otrzymania będzie
zrealizowane po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia dokumentu elektronicznego przesłanego przez podmiot publiczny
na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (oczywiście w przypadku braku wcześniejszego
odebrania dokumentu przez adresata).
Tym samym datą doręczenia elektronicznego zastępczego z art. 39 § 1 KPA jest dzień następujący po upływie
14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń
elektronicznych, tj. dzień następujący po upływie 14 dni od dnia, w którym to korespondencja została
przekazana na adres do doręczeń elektronicznych.
Jeśli natomiast chodzi o wskazanie daty doręczenia właściwego z art. 39 § 1 KPA, to - zgodnie z zasadami
wskazanymi w przywołanych powyżej przepisach, tj. 394 KPA w zw. z art. 42 ust. 1 pkt 1 DorElektrU i w zw. z art. 41
ust. 1 pkt 1 DorElektrU - jest nią dzień odebrania korespondencji (przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych)
przez adresata. Jak wskazuje się w ustawie, jest to dzień, w którym adresat pisma podjął działanie powodujące to, że
dysponuje dokumentem (który wpłynął na ww. adres) i może zapoznać się z jego treścią.
Art. 394 KPA nie będzie miał zastosowania do przypadku doręczenia właściwego, tj. do rąk własnych
adresata w siedzibie organu administracji publicznej. W takiej sytuacji zasady ustalania daty doręczenia pisma
są inne, a datą doręczenia jest po prostu dzień odbioru pisma przez adresata w siedzibie organu administracji
publicznej, innymi słowy - dzień, w którym pismo zostanie fizycznie przekazane, wręczone adresatowi do rąk
własnych w siedzibie organu administracji publicznej.
Etap legislacyjny
Art. 394 KPA wejdzie w życie dopiero 5.7.2022 r., nie zaś jak pierwotnie zakładano - 1.7.2021 r.