Warunki doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego
Kategoria: Prawo administracyjne
Tematyka: doręczanie pism, dokument elektroniczny, postępowanie administracyjne, adres e-mail, zgoda na doręczanie, WSA Łódź, ZUS, Kodeks postępowania administracyjnego, KoronawirusU20
Samo wpisanie adresu e-mail przez stronę postępowania administracyjnego we wniosku nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego. WSA w Łodzi stwierdził, że warunki doręczania pism drogą elektroniczną nie zostały spełnione, co skutkowało uchyleniem decyzji ZUS oraz koniecznością ponownego rozpatrzenia sprawy. Pełnomocnik Skarżącego argumentował, że wpisanie adresu e-mail na druku wniosku nie jest wystarczające do uznania zgody na doręczanie pism elektronicznie.
Samo wpisanie adresu e-mail przez stronę postępowania administracyjnego we wniosku nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego – stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi. Postępowanie przed ZUS Wnioskiem z 12.5.2020 r. K. J. (dalej: Skarżący) zwrócił się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS) o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy za okres marzec–maj 2020 r. na podstawie ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych obowiązkach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 374, dalej: KoronawirusU20). ZUS odmówił Skarżącemu prawa do ww. zwolnienia, a w uzasadnieniu wskazał, że stanowi ono pomoc publiczną, mającą na celu zaradzenie poważnym zaburzeniom w gospodarce, o której mowa w Komunikacie Komisji Europejskiej – Tymczasowe ramy środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki w kontekście trwającej epidemii COVID- 19. Jednocześnie ZUS ustalił, że na 31.12.2019 r. Skarżący znajdował się w trudnej sytuacji, wskutek czego ZUS nie mógł zwolnić go z opłacania należności z tytułu ww. składek. Po ponownym rozpatrzeniu sprawy ZUS, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735, dalej: KPA) oraz art. 31zq ust. 8 KoronawirusU20, utrzymał w mocy ww. decyzję, a w uzasadnieniu wskazał, że do ustalenia sytuacji ekonomicznej Skarżącego niezbędne były dodatkowe informacje, w związku z czym, pismem z 23.9.2020 r. wysłano do niego, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych, prośbę o wypełnienie i przesłanie formularza, w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisma wraz z pouczeniem, że brak przesłania ww. formularza w wyznaczonym terminie spowoduje, że zostanie utrzymana w mocy decyzja o odmowie zwolnienia i opłacania należności. Pismo to uznano za doręczone 12.10.2020 r. Skarżący nie dotrzymał określonego w nim terminu, wobec czego, w ocenie ZUS, należało utrzymać w mocy decyzję pierwszoinstnacyjną. Skarga do sądu administracyjnego Decyzja ZUS została zaskarżona do WSA w Łodzi, a w uzasadnieniu pełnomocnik Skarżącego stwierdził, że jako podstawę utrzymania w mocy decyzji pierwszoinstancyjnej wskazano niezłożenie przez Skarżącego wypełnionego formularza załączonego do pisma ZUS z 23.9.2020 r. we wskazanym terminie. W okolicznościach niniejszej sprawy brak było jednak podstaw do uznania, że ww. pismo zostało skutecznie doręczone, a w konsekwencji, że Skarżący nie dopełnił obowiązku złożenia formularza zgodnie z wezwaniem. W konsekwencji zaś brak było podstaw do utrzymania w mocy decyzji wydanej w pierwszej instancji. Dla uzasadnienia powyższego pełnomocnik Skarżącego podniósł, że zgodnie z art. 391 § 1 KPA doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2. wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3. wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny. Ponadto, w myśl art. 391 § 1a–1c KPA organ może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. Może także wystąpić o wyrażenie zgody, o której mowa w art. 391 § 1 pkt 3 KPA lub w art. 391 § 1a KPA, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania. Następnie pełnomocnik Skarżącego wskazał, że wniosek RDZ o zwolnienie z obowiązku opłacania należności z tytułu składek za miesiące marzec–maj 2020 r. został złożony w formie pisemnej, a w toku postępowania Skarżący nie występował o doręczenie korespondencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ani też ZUS nie zwracał się do niego o wyrażenie zgody na doręczanie pism w takiej formie. Wobec powyższego ZUS miał obowiązek doręczać wszystkie pisma w sposób wskazany w art. 39 KPA. Obowiązku tego nie uchylał art. 31zq KoronawirusU20, zgodnie z którym w przypadku płatnika składek, który utworzył profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS, informacja o zwolnieniu z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o których mowa w art. 31 zo KoronawirusU20 jest udostępniana wyłącznie na tym profilu. Możliwość przewidziana w ww. przepisie dotyczy wyłącznie informacji o zwolnieniu płatnika składek z obowiązku opłacania należności, a zatem pisma informującego płatnika o pozytywnym rozpatrzeniu jego wniosku, zgodnym z jego interesem. W konsekwencji zatem ZUS prowadząc niniejsze postępowanie na podstawie wniosku złożonego w formie pisemnej winien był przestrzegać przepisów dotyczących doręczeń w tak wszczętym postępowaniu. W toku postępowania jedynie w przypadku informacji, o której mowa w art. 31zq ust. 5 KoronawirusU20 mógł odstąpić od doręczenia pisma w trybie art. 39 KPA, bowiem jedynie w tym zakresie KoronawirusU20 wprowadziła uregulowanie odmienne. W pozostałym zakresie miał obowiązek przestrzegać regulacji KPA dotyczących doręczeń, w tym także w przypadku doręczania decyzji o odmowie zwolnienia z obowiązku opłacania składek. Jednocześnie pełnomocnik Skarżącego wskazał, że ZUS doręczył obie decyzje zgodnie z art. 39 KPA, zaś z naruszeniem tego przepisu nie doręczył Skarżącemu innych pism i zawiadomień, w tym informujących o przysługujących w toku postępowania prawach – wszelkie pisma i zawiadomienia, w tym formularz, którego wypełnienia ZUS oczekiwał, ZUS umieszczał wyłącznie w systemie teleinformatycznym, nie doręczając ich Skarżącemu. Zdaniem Skarżącego powyższe wadliwe działania ZUS uniemożliwiło dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy. O istotności wpływu ww. uchybień na wynik sprawy świadczy także okoliczność, że ZUS rozpoznając kolejne wnioski Skarżącego o zwolnienie z obowiązku opłacania składek, przy tożsamym stanie zaległości na 31.12.2019 r., zwolnił go z ww. obowiązku w miesiącach listopad i grudzień 2020 r. oraz styczeń i luty 2021 r. Warunki doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego WSA w Łodzi w pierwszej kolejności wskazał, że Skarżący we wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek za marzec–maj 2020 r. wpisał swój adres e-mail, bowiem w druku (formularzu) ww. wniosku umieszczono informację o treści: „Podaj adres e-mail – to ułatwi nam kontakt w sprawie”. Niemniej jednak, w ocenie WSA w Łodzi, jak trafnie wskazał pełnomocnik Skarżącego w piśmie procesowym z 19.4.2021 r., wpisanie adresu e-mail na druku wniosku nie wystarczało do uznania, że zostały spełnione warunki doręczania stronie wezwań za pomocą środków komunikacji elektronicznej, określone w art. 391 § 1 KPA. Skarżący nie złożył podania w formie elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu, nie wystąpił do organu o takie doręczanie, nie wyraził zgody na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków (art. 391 § 1 KPA). Ponadto ZUS nie występował do Skarżącego o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego (art. 391 § 1a i § 1b KPA). WSA w Łodzi podkreśla więc, że samo wpisanie adresu e-mail przez stronę we wniosku nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego. Wobec niespełnienia warunków doręczania pism drogą elektroniczną, ZUS zobowiązany był przekazać Skarżącemu wezwanie z 23.9.2020 r. wraz z załączonym do niego formularzem w formie nieelektronicznej, w trybie art. 39 KPA, tj. w formie pisma doręczonego za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, swego pracownika lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Dopiero takie doręczenie byłoby skuteczne i rodziło obowiązek nadesłania formularza w wyznaczonym terminie. Jednocześnie WSA w Łodzi wskazał, że nie doręczając skutecznie pisma zawierającego wezwanie do złożenia ww. formularza ZUS pozbawił się możliwości dokładnego wyjaśnienia sprawy. Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności WSA w Łodzi, na podstawie art. 145 § 1 pkt lit. c) PostAdmU, uchylił decyzję ZUS, a także, na podstawie art. 135 PostAdmU, decyzję ją poprzedzającą, uznając to za niezbędne dla końcowego załatwienia sprawy. WSA w Łodzi wskazał, że ZUS rozpoznając ponownie sprawę prawidłowo doręczy Skarżącemu formularz (pierwotnie załączony do pisma z 23.9.2020 r.), ustali sytuację ekonomiczną i prawną Skarżącego oraz rozważy możliwość zwolnienia go z obowiązku opłacania należności za marzec–maj 2020 r. Komentarz Na gruncie rozpatrywanego stanu faktycznego WSA w Łodzi wypowiedział się na temat zasad i trybów doręczania korespondencji przez organy administracji publicznej stronom postępowania administracyjnego i wskazał, że sposób wskazany w art. 39 KPA, tj. doręczenie pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, pracownika organu lub przez inne upoważnione osoby lub organy ma charakter główny i podstawowy. Natomiast doręczenie elektroniczne, czyli tryb wskazany w art. 391 KPA, polegający na doręczaniu pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest wyjątkowy, w tym znaczeniu, że może mieć zastosowanie jedynie z zachowaniem ustawowo określonych warunków, które należy rozumieć ściśle. Wyrok WSA w Łodzi z 6.5.2021 r., III SA/Łd 97/21,
WSA w Łodzi podkreślił, że doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma wyjątkowy charakter i może być zastosowane jedynie przy spełnieniu ściśle określonych warunków. Wyrok sądu wskazał na konieczność przestrzegania przepisów dotyczących doręczeń, szczególnie w kontekście postępowania administracyjnego.