Samo wpisanie adresu e-mail przez stronę postępowania administracyjnego we wniosku nie jest
równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego – stwierdził
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi.
Postępowanie przed ZUS
Wnioskiem z 12.5.2020 r. K. J. (dalej: Skarżący) zwrócił się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS)
o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie
zdrowotne i Fundusz Pracy za okres marzec–maj 2020 r. na podstawie ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych
obowiązkach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych
oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 374, dalej: KoronawirusU20). ZUS odmówił
Skarżącemu prawa do ww. zwolnienia, a w uzasadnieniu wskazał, że stanowi ono pomoc publiczną, mającą na celu
zaradzenie poważnym zaburzeniom w gospodarce, o której mowa w Komunikacie Komisji Europejskiej –
Tymczasowe ramy środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki w kontekście trwającej epidemii COVID-
19. Jednocześnie ZUS ustalił, że na 31.12.2019 r. Skarżący znajdował się w trudnej sytuacji, wskutek czego ZUS nie
mógł zwolnić go z opłacania należności z tytułu ww. składek.
Po ponownym rozpatrzeniu sprawy ZUS, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735, dalej: KPA) oraz art. 31zq ust. 8 KoronawirusU20, utrzymał w mocy
ww. decyzję, a w uzasadnieniu wskazał, że do ustalenia sytuacji ekonomicznej Skarżącego niezbędne były
dodatkowe informacje, w związku z czym, pismem z 23.9.2020 r. wysłano do niego, za pośrednictwem Platformy
Usług Elektronicznych, prośbę o wypełnienie i przesłanie formularza, w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisma wraz
z pouczeniem, że brak przesłania ww. formularza w wyznaczonym terminie spowoduje, że zostanie utrzymana
w mocy decyzja o odmowie zwolnienia i opłacania należności. Pismo to uznano za doręczone 12.10.2020 r.
Skarżący nie dotrzymał określonego w nim terminu, wobec czego, w ocenie ZUS, należało utrzymać w mocy decyzję
pierwszoinstnacyjną.
Skarga do sądu administracyjnego
Decyzja ZUS została zaskarżona do WSA w Łodzi, a w uzasadnieniu pełnomocnik Skarżącego stwierdził, że jako
podstawę utrzymania w mocy decyzji pierwszoinstancyjnej wskazano niezłożenie przez Skarżącego wypełnionego
formularza załączonego do pisma ZUS z 23.9.2020 r. we wskazanym terminie. W okolicznościach niniejszej sprawy
brak było jednak podstaw do uznania, że ww. pismo zostało skutecznie doręczone, a w konsekwencji, że Skarżący
nie dopełnił obowiązku złożenia formularza zgodnie z wezwaniem. W konsekwencji zaś brak było podstaw do
utrzymania w mocy decyzji wydanej w pierwszej instancji. Dla uzasadnienia powyższego pełnomocnik Skarżącego
podniósł, że zgodnie z art. 391 § 1 KPA doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej
w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz.
344), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:
1.   złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji
     publicznej;
2.   wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres
     elektroniczny;
3.   wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji
     publicznej adres elektroniczny.
Ponadto, w myśl art. 391 § 1a–1c KPA organ może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania
o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych określonych przez organ
kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. Może także wystąpić o wyrażenie zgody, o której
mowa w art. 391 § 1 pkt 3 KPA lub w art. 391 § 1a KPA, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji
elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania.
Następnie pełnomocnik Skarżącego wskazał, że wniosek RDZ o zwolnienie z obowiązku opłacania należności
z tytułu składek za miesiące marzec–maj 2020 r. został złożony w formie pisemnej, a w toku postępowania Skarżący
nie występował o doręczenie korespondencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ani też ZUS nie zwracał
się do niego o wyrażenie zgody na doręczanie pism w takiej formie. Wobec powyższego ZUS miał obowiązek
doręczać wszystkie pisma w sposób wskazany w art. 39 KPA. Obowiązku tego nie uchylał art. 31zq KoronawirusU20,
zgodnie z którym w przypadku płatnika składek, który utworzył profil informacyjny w systemie teleinformatycznym



ZUS, informacja o zwolnieniu z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o których mowa w art. 31 zo
KoronawirusU20 jest udostępniana wyłącznie na tym profilu. Możliwość przewidziana w ww. przepisie dotyczy
wyłącznie informacji o zwolnieniu płatnika składek z obowiązku opłacania należności, a zatem pisma informującego
płatnika o pozytywnym rozpatrzeniu jego wniosku, zgodnym z jego interesem. W konsekwencji zatem ZUS
prowadząc niniejsze postępowanie na podstawie wniosku złożonego w formie pisemnej winien był przestrzegać
przepisów dotyczących doręczeń w tak wszczętym postępowaniu. W toku postępowania jedynie w przypadku
informacji, o której mowa w art. 31zq ust. 5 KoronawirusU20 mógł odstąpić od doręczenia pisma w trybie art. 39 KPA,
bowiem jedynie w tym zakresie KoronawirusU20 wprowadziła uregulowanie odmienne. W pozostałym zakresie miał
obowiązek przestrzegać regulacji KPA dotyczących doręczeń, w tym także w przypadku doręczania decyzji
o odmowie zwolnienia z obowiązku opłacania składek. Jednocześnie pełnomocnik Skarżącego wskazał, że ZUS
doręczył obie decyzje zgodnie z art. 39 KPA, zaś z naruszeniem tego przepisu nie doręczył Skarżącemu innych pism
i zawiadomień, w tym informujących o przysługujących w toku postępowania prawach – wszelkie pisma
i zawiadomienia, w tym formularz, którego wypełnienia ZUS oczekiwał, ZUS umieszczał wyłącznie w systemie
teleinformatycznym, nie doręczając ich Skarżącemu. Zdaniem Skarżącego powyższe wadliwe działania ZUS
uniemożliwiło dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy. O istotności wpływu ww. uchybień na wynik sprawy
świadczy także okoliczność, że ZUS rozpoznając kolejne wnioski Skarżącego o zwolnienie z obowiązku opłacania
składek, przy tożsamym stanie zaległości na 31.12.2019 r., zwolnił go z ww. obowiązku w miesiącach listopad
i grudzień 2020 r. oraz styczeń i luty 2021 r.
Warunki doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego
WSA w Łodzi w pierwszej kolejności wskazał, że Skarżący we wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacenia
należności z tytułu składek za marzec–maj 2020 r. wpisał swój adres e-mail, bowiem w druku (formularzu) ww.
wniosku umieszczono informację o treści: „Podaj adres e-mail – to ułatwi nam kontakt w sprawie”.
Niemniej jednak, w ocenie WSA w Łodzi, jak trafnie wskazał pełnomocnik Skarżącego w piśmie procesowym
z 19.4.2021 r., wpisanie adresu e-mail na druku wniosku nie wystarczało do uznania, że zostały spełnione
warunki doręczania stronie wezwań za pomocą środków komunikacji elektronicznej, określone w art. 391 § 1
KPA. Skarżący nie złożył podania w formie elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu, nie
wystąpił do organu o takie doręczanie, nie wyraził zgody na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych
środków (art. 391 § 1 KPA). Ponadto ZUS nie występował do Skarżącego o wyrażenie zgody na doręczanie pism
w formie dokumentu elektronicznego (art. 391 § 1a i § 1b KPA). WSA w Łodzi podkreśla więc, że samo wpisanie
adresu e-mail przez stronę we wniosku nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie pism
w formie dokumentu elektronicznego.
Wobec niespełnienia warunków doręczania pism drogą elektroniczną, ZUS zobowiązany był przekazać Skarżącemu
wezwanie z 23.9.2020 r. wraz z załączonym do niego formularzem w formie nieelektronicznej, w trybie art. 39 KPA, tj.
w formie pisma doręczonego za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, swego pracownika lub przez inne
upoważnione osoby lub organy. Dopiero takie doręczenie byłoby skuteczne i rodziło obowiązek nadesłania
formularza w wyznaczonym terminie. Jednocześnie WSA w Łodzi wskazał, że nie doręczając skutecznie pisma
zawierającego wezwanie do złożenia ww. formularza ZUS pozbawił się możliwości dokładnego wyjaśnienia sprawy.
Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności WSA w Łodzi, na podstawie art. 145 § 1 pkt lit. c) PostAdmU, uchylił
decyzję ZUS, a także, na podstawie art. 135 PostAdmU, decyzję ją poprzedzającą, uznając to za niezbędne dla
końcowego załatwienia sprawy. WSA w Łodzi wskazał, że ZUS rozpoznając ponownie sprawę prawidłowo doręczy
Skarżącemu formularz (pierwotnie załączony do pisma z 23.9.2020 r.), ustali sytuację ekonomiczną i prawną
Skarżącego oraz rozważy możliwość zwolnienia go z obowiązku opłacania należności za marzec–maj 2020 r.

Komentarz
Na gruncie rozpatrywanego stanu faktycznego WSA w Łodzi wypowiedział się na temat zasad i trybów doręczania
korespondencji przez organy administracji publicznej stronom postępowania administracyjnego i wskazał, że sposób
wskazany w art. 39 KPA, tj. doręczenie pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, pracownika organu
lub przez inne upoważnione osoby lub organy ma charakter główny i podstawowy. Natomiast doręczenie
elektroniczne, czyli tryb wskazany w art. 391 KPA, polegający na doręczaniu pism za pomocą środków komunikacji
elektronicznej jest wyjątkowy, w tym znaczeniu, że może mieć zastosowanie jedynie z zachowaniem ustawowo
określonych warunków, które należy rozumieć ściśle.

Wyrok WSA w Łodzi z 6.5.2021 r., III SA/Łd 97/21,