Organ administracji publicznej jest obowiązany doręczać pisma (w tym także wezwania) stronie
postępowania administracyjnego drogą elektroniczną, a nie w formie pisemnej, jeżeli strona uprzednio
złożyła organowi tą drogą, tj. za pomocą środków komunikacji elektronicznej, podanie w formie dokumentu
elektronicznego – wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie.
Stan faktyczny
Wnioskiem złożonym w formie elektronicznej (platforma bankowa) 19.7.2019 r. M. M. (dalej: Skarżąca) wystąpiła
o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na dzieci J. M. i W. M. Pismem z 5.8.2019 r. Prezydent Miasta S.
(dalej: Organ I instancji) wezwał Skarżącą do uzupełnienia danych o oświadczenie w celu ustalenia państwa
właściwego do wypłaty świadczeń rodzinnych. Pismo doręczono Skarżącej w drodze tzw. doręczenia zastępczego
(art. 44 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735, dalej: KPA).
Pismem z 22.5.2020 r. Skarżąca wniosła o przywrócenie terminu do dokonania czynności – złożenia oświadczenia,
wskazując, że nie otrzymała awizo, że ze względu na zatrudnienie męża za granicą co roku jest sprawdzana na
okoliczność korzystania ze świadczeń i że decyzja zawsze przychodziła w marcu zatem cierpliwie do tego czasu
czekała. Wskazała na trudną sytuację w tym okoliczność, że jest matką ww. dzieci, zaś mąż ze względu na pandemię
jest na „postojowym”. Postanowieniem z maja 2020 r. Organ I instancji odmówił przywrócenia ww. terminu.
W zażaleniu na ww. postanowienie Skarżąca wskazała, że w okresie 5–21.8.2019 r. przebywała z dziećmi na urlopie
(dołączyła wyciągi z konta potwierdzające aktywność finansową we wskazanym miejscu), nie mogła odebrać żadnej
korespondencji, zaś awizo w skrzynce nie było. Podkreśliła, że wniosek składała drogą elektroniczną, że Organ
I instancji posiada wszystkie jej dane, które od 2008 r. są niezmienne, że podała adres przebywania pozostałych
członków rodziny, wskazujące na pierwszeństwo państwa właściwego do wypłaty świadczeń. Wskazała, że cztery
miesiące wcześniej (tj. w marcu 2019 r.) oraz w kwietniu 2018 r. otrzymała decyzje za wcześniejsze lata
świadczeniowe, a ww. terminy – w ocenie Skarżącej – uzasadniają czas podjęcia przez nią interwencji w sprawie
ustalenia etapu postępowania obecnej sprawy. Zaskarżone postanowienie zostało utrzymane przez Samorządowe
Kolegium Odwoławcze (dalej: SKO) w mocy, co nastąpiło na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 KPA w związku z art. 58 §
1 i 2 KPA i art. 144 KPA. Zdaniem SKO Skarżąca uchybiła terminowi do dokonania czynności i nie uprawdopodobniła
braku winy w uchybieniu terminu.
Skarga do WSA w Szczecinie
Skarżąca wniosła skargę do WSA w Szczecinie, w której zaskarżyła postanowienie SKO w całości i podniosła
zarzuty naruszenia przepisów postępowania, m.in.: art. 58 § 1 i 2 KPA poprzez bezpodstawne rozstrzyganie,
a w konsekwencji odmowę przywrócenia terminu do dokonania czynności, podczas gdy wezwanie Organu I instancji
do uzupełnienia braku formalnego wniosku należało uznać za bezskuteczne, a także art. 7 KPA, art. 77 § 1 KPA oraz
art. 107 § 3 KPA, poprzez niedokładne zbadanie stanu faktycznego sprawy, co miało wpływ na odmowę
przywrócenia terminu do dokonania czynności, a także niewyczerpujące uzasadnienie stanowiska w tym zakresie.
Mając na uwadze ww. zarzuty, Skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia i poprzedzającego jego
wydanie postanowienia Organu I instancji, i umorzenie postępowania, ewentualnie o uchylenie obu postanowień
i zasądzenie kosztów postępowania.
Stanowisko WSA w Szczecinie
WSA w Szczecinie wskazał, że w rozpoznawanej sprawie istotne jest zagadnienie, które nie zostało przez organy
obu instancji dostrzeżone, a które powoduje eliminację obu postanowień z obiegu prawnego, tj.: zagadnienie
elektronicznego składania wniosków i skutków z tego płynących. W sprawie niesporne jest, że wniosek o przyznanie
świadczenia wychowawczego Skarżąca złożyła 19.7.2019 r. drogą elektroniczną, w rozumieniu art. 13 ust. 5 ustawy
z 11.2.2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2407, dalej: PomWychDzU).
Zdaniem WSA w Szczecinie, skoro Skarżąca złożyła wniosek o przyznanie świadczenia wychowawczego
drogą elektroniczną, to wezwanie Skarżącej dokonane w trybie art. 19 ust. 2 PomWychDzU, powinno nastąpić
także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a nie w formie pisemnej.
WSA w Szczecinie zauważył, że w sprawach z zakresu świadczeń wychowawczych, w sprawach nieuregulowanych
w PomWychDzU stosuje się KPA (art. 28 PomWychDzU). Zgodnie natomiast z art. 391 § 1 KPA doręczenie
(zwykłych) pism (np. wezwań, zawiadomień) następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu
art. 2 pkt 5 ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344),
w szczególności poprzez pocztę elektroniczną, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden
z następujących warunków:



1.   złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji
     publicznej;
2.   wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres
     elektroniczny;
3.   wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji
     publicznej adres elektroniczny.
Z ww. przepisu wynika, że organ jest obowiązany doręczać pisma stronie drogą elektroniczną, jeżeli strona
uprzednio złożyła organowi tą drogą podanie w formie dokumentu elektronicznego (art. 391 § 1 pkt 1 KPA).
Przenosząc powyższe na rozpatrywaną sprawę, skoro Skarżąca złożyła wniosek o przyznanie świadczenia
wychowawczego drogą elektroniczną w formie dokumentu elektronicznego, Organ I instancji wszelkie wezwania
powinien kierować także drogą elektroniczną, w trybie art. 19 ust. 2 PomWychDzU w zw. z art. 28 PomWychDzU
i art. 391 § 1 pkt 1 KPA. Sporządzenie zaś wezwania w formie pisemnej (pismo z 5.8.2019 r.) i doręczenie go
Skarżącej za pośrednictwem poczty uznać należy wadliwe i nie rodzące skutków prawnych.
Wskazać należy, że sprawa z wniosku złożonego w sposób, o którym mowa w art. 13 ust. 5 pkt 2 i 3 PomWychDzU,
załatwiana jest w formie pisemnej (art. 13 ust. 15 PomWychDzU). Załatwienie sprawy (a nie rozpoznanie wniosku)
następowało tylko poprzez wydanie decyzji rozstrzygającej sprawę, co do istoty lub w inny sposób (art. 104 KPA i art.
105 KPA w zw. z art. 28 PomWychDzU). W zakresie tego pisma ustawodawca wyłączył możliwość zastosowania art.
14 KPA i art. 109 § 1 KPA, regulujących możliwość doręczenia decyzji stronie za pomocą środków komunikacji
elektronicznej. Również w przypadku nieprawidłowo wypełnionego wniosku (braków formalnych podania, ale nie
braku załączników) organ wzywa wyłącznie pisemnie osobę ubiegającą się o świadczenie wychowawcze do
uzupełnienia lub poprawienia wniosku w terminie 14 dni od otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia bez
rozpoznania (art. 19 ust. 1 ustawy PomWychDzU). Taka sytuacja nie wystąpiła w badanej sprawie, ponieważ Organ
I instancji wzywał Skarżącą do złożenia dokumentów, w trybie art. 19 ust. 2 PomWychDzU (brak zastrzeżenia
wezwania w formie pisemnej), a więc do złożenia innego dokumentu w rozumieniu art. 13 ust. 4 pkt 3 lit. d
PomWychDzU. Wobec tego – zdaniem WSA w Szczecinie – należało uznać, że skoro Skarżąca nie została
skutecznie wezwana do przedłożenia dokumentów, to nie miało miejsca uchybienie terminu do dokonania tej
czynności. Nadto w aktach sprawy brak jest zawiadomienia Skarżącej o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania, co
świadczy o tym, że postępowanie o przyznanie świadczenia wychowawczego jest nadal w toku. Wobec tego WSA
w Szczecinie wskazał, że ani Organ I instancji, ani SKO nie dostrzegły, że czynność wezwania była wadliwa i przez
to pozbawiona skutków prawnych (brak uchybionego terminu) i uznał, że odmowne postanowienie Organu I instancji
zostało wydane z mającym istotny wpływ na wynik sprawy naruszeniem art. 58 KPA i art. 59 § 1 KPA,
a postanowienie SKO z kwietnia 2020 r. – mającym istotny wpływ na wynik sprawy naruszeniem art. 138 § 1 pkt 1
KPA w zw. z art. 144 KPA.
Rozstrzygnięcie WSA w Szczecinie
Biorąc pod uwagę powyższe kwestie WSA w Szczecinie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z 30.8.2002 r.
Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2325), uchylił postanowienia
organów obu instancji. WSA w Szczecinie wskazał, że Organ I instancji, w ponownie prowadzonym postępowaniu,
weźmie pod uwagę zaprezentowaną w niniejszym wyroku ocenę prawną i w oparciu o art. 105 § 1 KPA w zw. z art.
126 KPA, wyda postanowienie o umorzeniu postępowania wpadkowego wywołanego wnioskiem Skarżącej
o przywrócenie terminu, a następnie, mając na uwadze to, że ww. postanowienie może doręczyć stronie na piśmie za
pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosownie do art. 109 § 1
KPA w zw. z art. 126 KPA, wyjaśni w jaki sposób ww. postanowienie winno być doręczone Skarżącej. Ponadto Organ
I instancji, przekaże wniosek Skarżącej z 19.7.2019 r. zgodnie z właściwością – wojewodzie, także informując o tym
Skarżącą.

Komentarz
W analizowanym rozstrzygnięciu WSA w Szczecinie zaprezentował stanowisko na temat m.in. zagadnienia
konsekwencji, jakie powoduje elektroniczne złożenie przez stronę postępowania administracyjnego pisma (podania,
wniosku) do organu, czyli za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. WSA w Szczecinie – mając na
uwadze rozwiązanie przewidziane w art. 391 § 1 pkt 1 KPA – wskazał, że w takiej sytuacji organ zobowiązany jest do
doręczania dalszych pism stronie drogą elektroniczną, a ponadto, iż inne postępowanie organu jest wadliwe i nie
skuteczne. Innymi słowy, w takim przypadku, organ nie może sporządzić pisma w formie pisemnej i doręczyć go za
pośrednictwem tradycyjnej poczty.

Wyrok WSA w Szczecinie z 4.3.2021 r., II SA/Sz 862/20,